Modelo operativo

Metodología de trabajo

01Idea central

Un sistema para dos clientes

La misma estrategia y el mismo portafolio sostienen dos experiencias diferentes: una para comunicar el avance institucional y otra para acompañar la ejecución real de los proyectos.

Cliente externo · periodicidad anualLectura institucional consolidada

Necesita una visión anual de los grandes resultados y del avance general del Plan Estratégico.

Ejemplos: autoridades de la Universidad, procesos de acreditación, organismos públicos e instituciones colaboradoras.
Cliente interno · trabajo por quarterSeguimiento operativo de los equipos

Necesita reportar en qué estamos, identificar bloqueos y avanzar mejor en lo que se está ejecutando.

Ejemplos: equipos de iniciativas, responsables de proyecto, jefaturas y facilitadores de agilidad.
02Arquitectura dual

Dos clientes, dos ritmos de trabajo

La capa externa entrega una lectura institucional anual. La capa interna acompaña a los equipos quarter a quarter para reportar dónde están, destrabar problemas y avanzar mejor.

01 · CAPA INSTITUCIONAL

Reportería estratégica consolidada

“¿Cómo avanzó el Plan Estratégico y qué resultados podemos mostrar?”

Cliente
Autoridades, acreditaciones e instituciones
Ritmo
Anual
  1. Consolidar indicadores y evidencia
  2. Revisar CMI, OKRs y portafolio general
  3. Analizar tendencias, brechas y decisiones
  4. Preparar la reportería institucional
Orienta las prioridadesAlimenta el portafolio
02 · CAPA OPERATIVA

Seguimiento ágil de la ejecución

“¿Qué hicimos, qué sigue y qué nos está bloqueando?”

Cliente
Equipos de proyecto y responsables de agilidad
Ritmo
Por quarter
  1. Definir el hito del quarter
  2. Realizar la reunión de sincronización
  3. Registrar avances, bloqueos y evidencia
  4. Preparar una propuesta de actualización
03Seguimiento ágil para los equipos

Qué ocurre dentro de cada reunión

Las preguntas comunes permiten reportar el estado del proyecto, reconocer bloqueos y acordar cómo seguir avanzando.

  1. El equipo llega a la reuniónRevisa un proyecto y el hito comprometido para el quarter.
  2. El agente hace preguntas concretasQué cambió, qué se completó, qué está bloqueado y qué sigue.
  3. El equipo aporta evidenciaSuma decisiones, documentos, diagramas o láminas que respaldan el avance.
  4. El agente redacta una propuestaTransforma la conversación en tareas, hitos y cambios estructurados.
  5. Validación humanaUna persona aprueba, corrige o rechaza la propuesta antes de publicarla.
  6. El sistema se actualizaEl cambio validado se integra al proyecto y queda registrado.
Regla no negociableEl agente puede conversar, analizar y sugerir mejoras sin modificar los proyectos. Toda actualización requiere aprobación explícita.
04 · El modelo completo

Una estrategia, dos clientes y dos ritmos

La vista anual comunica el avance institucional. El seguimiento por quarter ayuda a los equipos a ejecutar mejor y mantiene actualizado el portafolio.

Cliente externoPeriodicidad anual
LecturaCMI, OKRs y portafolio general
ResultadoReporte anual del Plan Estratégico
UsuariosAutoridades, acreditación e instituciones
Cliente internoTrabajo por quarter
InteracciónReunión, hitos, avances y bloqueos
ProcesoChat flotante propone y una persona valida
ResultadoPortafolio de proyectos actualizado
La capa operativa alimenta únicamente el portafolio.